Vakstem › Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Vakstem

Versie 1.0 — 15 september 2026

Deze voorwaarden gelden voor elke overeenkomst tussen Vakstem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88224821, gevestigd te Baarle-Nassau (hierna: Aanbieder), en een zakelijke klant (hierna: Klant) over het gebruik van de telefoonassistent Sophie (hierna: de Dienst).

Artikel 1 — Wat de woorden betekenen

De Dienst: de door Aanbieder geleverde telefoonassistent die inkomende telefoongesprekken van Klant aanneemt, met de beller spreekt, gegevens noteert, afspraken inplant en daarvan verslag doet in het dashboard en per sms.
Sophie: de naam waaronder de Dienst zich aan de telefoon voorstelt. Sophie is software die met kunstmatige intelligentie werkt. Sophie is geen mens.
Het Dashboard: de webomgeving waarin Klant zijn gesprekken, afspraken en instellingen ziet.
Het Sophienummer: het telefoonnummer dat Aanbieder aan Klant ter beschikking stelt en waarop Sophie opneemt.
Pakket: de door Klant gekozen variant van de Dienst, Core of Done-For-You, zoals omschreven in de Overeenkomst.
Overeenkomst: het door beide partijen aanvaarde aanbod waarin pakket, prijs en ingangsdatum staan, met deze voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst als onderdeel.
Beller: degene die het Sophienummer belt. Meestal een klant of prospect van Klant.

Artikel 2 — Wanneer deze voorwaarden gelden

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod, elke proefperiode en elke overeenkomst tussen Aanbieder en Klant.
De Dienst is uitsluitend bestemd voor bedrijven. Klant verklaart te handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf.
Eigen inkoop- of andere voorwaarden van Klant gelden niet, ook niet als Klant daarnaar verwijst.
Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn vastgelegd en door Aanbieder zijn bevestigd.

Artikel 3 — Wat de Dienst doet, en wat niet

Sophie neemt op wanneer Klant dat instelt, voert het gesprek in het Nederlands, noteert wat er aan de hand is, zoekt het adres op bij postcode en huisnummer, biedt vrije tijdvakken aan uit de agenda van Klant en zet de gekozen afspraak vast. Klant en Beller ontvangen daarvan een sms.
Sophie herkent spoedsituaties aan door Klant opgegeven woorden en handelt die af zoals Klant heeft ingesteld: doorverbinden of een terugbelverzoek.
Sophie noemt geen prijzen, levertijden of garanties, ook niet als een Beller daarom vraagt. Sophie verwijst dan naar Klant.
Sophie werkt met spraakherkenning en een taalmodel. Die technieken zijn goed, maar niet foutloos. Een woord kan verkeerd verstaan worden, een adres kan verkeerd genoteerd worden, een antwoord kan anders uitvallen dan een mens het zou geven. Klant aanvaardt dat dit eigen is aan de Dienst en controleert de gegevens van een afspraak voordat hij erop rijdt.
Aanbieder spant zich in de Dienst zeven dagen per week beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. De Dienst is afhankelijk van telecomnetwerken en van leveranciers van spraakherkenning, taalmodellen, stemmen en telefonie. Een storing bij een van hen is een storing van de Dienst.
Aanbieder mag de Dienst verbeteren en veranderen. Een verandering die de kern van de Dienst wezenlijk beperkt, kondigt Aanbieder ten minste dertig dagen vooraf aan. Klant mag dan opzeggen tegen de datum waarop de verandering ingaat.

Artikel 4 — De proefperiode

Klant kan de Dienst veertien dagen kosteloos uitproberen op een eigen Sophienummer dat Aanbieder daarvoor inricht. De veertien dagen beginnen op het moment dat Aanbieder het nummer heeft ingericht en dat aan Klant heeft gemeld.
Tijdens de proefperiode blijft het eigen bedrijfsnummer van Klant onaangeroerd. Klant bepaalt zelf of en wanneer hij zijn eigen nummer naar het Sophienummer doorschakelt.
Aan het einde van de proefperiode stopt Sophie met opnemen op het Sophienummer, tenzij Klant vóór die tijd een Pakket heeft gekozen en de eerste betaling heeft gedaan. Er wordt niets automatisch in rekening gebracht.
Op de proefperiode gelden deze voorwaarden onverkort, met uitzondering van de artikelen over betaling.

Artikel 5 — Overeenkomst en looptijd

De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant een Pakket kiest en de eerste maandvergoeding en eventuele opstartkosten heeft betaald.
De Overeenkomst geldt voor één kalendermaand en wordt daarna telkens stilzwijgend met één maand verlengd.
Klant kan op elk moment opzeggen via het Dashboard. De Overeenkomst eindigt dan aan het einde van de maand waarvoor al is betaald. Er wordt niets terugbetaald over de lopende maand.
Aanbieder kan opzeggen met een opzegtermijn van één maand.

Artikel 6 — Prijzen en betaling

De prijzen staan in de Overeenkomst en zijn exclusief btw.
De maandvergoeding wordt maandelijks vooraf in rekening gebracht. Betaling gaat via de betaaldienst Stripe, met automatische incasso of creditcard, op de manier die Klant bij het afsluiten kiest.
Eenmalige opstartkosten worden bij het afsluiten in rekening gebracht: € 500 voor Core en € 2.000 voor Done-For-You, tenzij in de Overeenkomst anders staat.
Aanbieder mag de prijzen wijzigen. Een wijziging gaat ten vroegste dertig dagen na aankondiging in. Klant mag tot die datum opzeggen zonder dat de nieuwe prijs geldt.
Mislukt een maandbetaling, dan krijgt Klant daarvan bericht in het Dashboard en per e-mail. Aanbieder mag de Dienst opschorten zolang de betaling uitblijft: Sophie neemt dan niet op. Zodra de betaling alsnog slaagt, gaat de Dienst weer aan.
Blijft betaling langer dan dertig dagen uit, dan mag Aanbieder de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen. Klant blijft de openstaande bedragen verschuldigd, vermeerderd met de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten.

Artikel 7 — Redelijk gebruik

In de maandvergoeding zit een redelijk aantal gespreksminuten voor een installatiebedrijf van de omvang die Klant bij het afsluiten heeft opgegeven. Wat redelijk is staat in de Overeenkomst.
Ligt het gebruik van Klant structureel ruim boven dat aantal, dan neemt Aanbieder contact op om samen tot een passend Pakket te komen. Aanbieder brengt geen kosten in rekening voor gebruik boven het redelijke zonder dat eerst te bespreken.
Klant gebruikt de Dienst niet voor uitgaande telefonie, marketing, het omzeilen van telecomkosten, of voor iets anders dan het aannemen van gesprekken voor zijn eigen bedrijf.

Artikel 8 — Wat Klant zelf doet

Klant zorgt dat de gegevens in het Dashboard kloppen en actueel blijven: bedrijfsnaam, openingstijden, diensten, spoedwoorden, het nummer voor doorverbinden en het nummer waarop de monteur bereikbaar is. Sophie handelt op basis van die gegevens.
Klant informeert zijn bellers, bijvoorbeeld op zijn website en in zijn voicemail of keuzemenu, dat gesprekken door een digitale assistent worden aangenomen en kunnen worden opgenomen en uitgeschreven.
Klant beheert de toegang tot zijn Dashboard zorgvuldig en meldt verlies of misbruik van inloggegevens direct.
Klant gebruikt de Dienst niet in strijd met de wet, niet om anderen te misleiden en niet om gesprekken van anderen dan zijn eigen bellers op te nemen.

Artikel 9 — Kunstmatige intelligentie en openheid

Sophie maakt zich in het gesprek kenbaar als digitale assistent en bevestigt dat desgevraagd direct en eerlijk. Sophie doet zich niet voor als mens.
Aanbieder volgt de Europese regels voor kunstmatige intelligentie die op de Dienst van toepassing zijn, in het bijzonder de verplichting om mensen te laten weten dat zij met een AI-systeem spreken.
Wat Sophie namens Klant zegt, geldt als een mededeling van Klant aan zijn Beller, binnen de grenzen van artikel 3. Een door Sophie ingeplande afspraak is een afspraak van Klant. Klant beoordeelt zelf of hij die nakomt, verzet of afzegt en communiceert daarover met zijn Beller.

Artikel 10 — Persoonsgegevens

Bij het gebruik van de Dienst worden persoonsgegevens van Bellers verwerkt: telefoonnummer, naam, adres, de inhoud van het gesprek, de opname en de uitgeschreven tekst. Klant is voor die gegevens verwerkingsverantwoordelijke; Aanbieder is verwerker.
De afspraken daarover staan in de Verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de Overeenkomst.
Aanbieder gebruikt gegevens van Bellers uitsluitend om de Dienst voor Klant te leveren. Aanbieder mag gegevens in geanonimiseerde en samengevoegde vorm gebruiken om de Dienst te verbeteren, zodanig dat ze niet meer tot een Beller of tot Klant te herleiden zijn.
Opnames en transcripties zijn voor Klant beschikbaar in het Dashboard zolang de Overeenkomst loopt. Na het einde van de Overeenkomst kan Klant ze dertig dagen lang exporteren; daarna verwijdert Aanbieder ze.

Artikel 11 — Van wie wat is

Alle rechten op de Dienst, de software, de naam Sophie en de bijbehorende teksten, stemmen en vormgeving berusten bij Aanbieder of zijn leveranciers. Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst het niet-overdraagbare recht de Dienst voor zijn eigen bedrijf te gebruiken.
De gegevens die Klant invoert en de gegevens die uit gesprekken van zijn Bellers voortkomen, blijven van Klant.
Klant mag de Dienst niet nabouwen, doorverkopen of aan derden ter beschikking stellen.

Artikel 12 — Aansprakelijkheid

Aanbieder is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde omzet of winst, gemiste opdrachten, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie.
Aanbieder is in het bijzonder niet aansprakelijk voor schade doordat een gesprek niet is aangenomen, doordat Sophie een Beller verkeerd heeft verstaan of iets verkeerd heeft genoteerd, doordat een afspraak niet of onjuist is vastgelegd, of doordat een sms niet is aangekomen, tenzij dat het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Aanbieder.
Voor zover Aanbieder toch aansprakelijk is, is die aansprakelijkheid per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat Klant in de drie maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan maandvergoedingen heeft betaald.
Klant meldt een tekortkoming binnen dertig dagen na ontdekking schriftelijk aan Aanbieder, anders vervalt het recht op schadevergoeding voor die tekortkoming.
Deze beperkingen gelden niet voor schade door opzet of bewuste roekeloosheid van Aanbieder of zijn leidinggevenden.

Artikel 13 — Overmacht

Aanbieder hoeft niet na te komen zolang dat wordt verhinderd door omstandigheden buiten zijn macht, waaronder storingen bij telecomaanbieders, bij leveranciers van spraakherkenning, taalmodellen, stemmen of hosting, internetstoringen, stroomuitval en overheidsmaatregelen.
Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst opzeggen zonder schadevergoeding. Aanbieder betaalt de maandvergoeding over de periode van overmacht naar rato terug.

Artikel 14 — Opschorten en beëindigen

Aanbieder mag de Dienst direct opschorten als Klant zijn betalingsverplichting niet nakomt, de Dienst gebruikt in strijd met artikel 7 of 8, of als er een ernstig veiligheidsrisico is.
Bij het einde van de Overeenkomst stopt Sophie met opnemen. Aanbieder houdt het Sophienummer dertig dagen voor Klant vast, zodat Klant zijn doorschakeling kan aanpassen. Daarna geeft Aanbieder het nummer vrij.
Klant kan zijn gesprekken en afspraken tot dertig dagen na het einde uit het Dashboard exporteren.

Artikel 15 — Wijzigen van deze voorwaarden

Aanbieder mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging wordt ten minste dertig dagen vooraf per e-mail en in het Dashboard aangekondigd.
Gaat Klant niet akkoord met een wijziging die voor hem nadelig is, dan kan hij tot de ingangsdatum opzeggen. Zegt Klant niet op, dan gelden de nieuwe voorwaarden.

Artikel 16 — Recht en geschillen

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet binnen dertig dagen, dan is de rechtbank van de vestigingsplaats van Aanbieder bevoegd, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.
Is een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige die er zo dicht mogelijk bij komt.