Vakstem › Telefoonservice warmtepompinstallateur
Telefoonservice voor warmtepompinstallateurs
Een warmtepompinstallateur krijgt twee soorten telefoontjes door elkaar. Mensen die zich oriënteren en een half uur willen praten, en klanten met een storing die vandaag geholpen willen worden. Allebei komen ze binnen terwijl jij op een dak een buitendeel ophangt.
Veel vragen, weinig tijd
Wie over een warmtepomp nadenkt heeft vragen: past het bij mijn huis, wat kost het, hoe zit het met subsidie, hoe hard maakt hij geluid. Dat zijn goede klanten in wording, maar het zijn lange gesprekken, en ze komen altijd als je net bezig bent.
Tegelijk heb je klanten met een installatie die draait. Als die in januari in storing staat, is het huis koud. Die wil je niet laten wachten achter iemand die zich oriënteert. Reken uit wat een gemiste oproep je kost.
Drie manieren, eerlijk bekeken
Een telefoonsecretariaat
Mensen die opnemen en een bericht noteren. Ze kennen je agenda niet en weten weinig van warmtepompen, dus elke vraag komt toch weer bij jou terug, als terugbelverzoek.
Iemand op kantoor die het vak kent
Het beste wat er is: iemand die een oriënterende vraag zelf kan beantwoorden. Maar dat is een binnendienst met vakkennis, en die vind en betaal je niet voor een bedrijf met een paar monteurs.
Een telefoonassistent
Software die altijd opneemt, voor een vast bedrag. Ze beantwoordt geen vragen over subsidie of rendement, en dat hoort ook niet: een verzonnen bedrag aan de telefoon is erger dan geen antwoord. Wat ze wel doet: horen of het een storing is of een aanvraag, de gegevens noteren en een adviesgesprek of schouw in je agenda zetten.
Voor de duidelijkheid: wij maken zo'n telefoonassistent, dus we zijn niet onpartijdig. Heb je een binnendienst die dit al doet, houd die dan. Ben je zelf de telefoon, dan is dit waarvoor het gemaakt is.
Zo gaat een gesprek
Klimaattechniek Visser, u spreekt met Sophie.
Wij denken aan een warmtepomp, maar ik weet niet of ons huis geschikt is.
Dat kan het best iemand bij u thuis bekijken. Zal ik een moment plannen dat er iemand langskomt?
Ja, graag. En wat kost zoiets ongeveer?
Dat hangt echt van het huis af, dus dat bespreekt de monteur met u als hij er is. Wat is de postcode?
Belt iemand met een storing, dan plant ze niets maar zet ze het meteen door, en krijg jij een bericht. Welke vragen ze altijd stelt, bijvoorbeeld het bouwjaar of het merk van de installatie, stel je zelf in.
Waar je op moet letten
- Noemt hij prijzen? Vraag wat er gebeurt als een beller naar de kosten of de subsidie vraagt. Het goede antwoord is: doorgeven, niet gokken.
- Gaat een storing voor? Een klant met een koud huis mag niet in dezelfde stapel komen als een oriënterende vraag.
- Krijg je een afspraak of een briefje? Een schouw in je agenda is geregeld; een naam en een nummer is werk voor vanavond.
- Moet je meteen doorschakelen? Begin met een apart nummer en besluit het later.
Vragen
Beantwoordt de telefoonassistent vragen over subsidie of terugverdientijd?
Nee, en dat is met opzet. Ze verzint geen bedragen of regels. Ze noteert wie er belt, wat voor woning het is en waar de vraag over gaat, en zet een adviesgesprek of een schouw in je agenda. De inhoudelijke vraag beantwoord jij.
Kan ze een storing van een offerteaanvraag onderscheiden?
Ja. Jij bepaalt welke woorden spoed zijn, bijvoorbeeld storing, geen warmte of geen warm water. Een storing zet ze meteen door naar jou, een aanvraag plant ze als afspraak.
Moet ik mijn nummer meteen doorschakelen?
Nee. Je begint met een apart proefnummer naast je eigen lijn, en besluit pas later of je doorschakelt, bijvoorbeeld alleen als je in gesprek bent.
Hoor het met je eigen bedrijfsnaam
Vul op de voorpagina je mobiele nummer en je bedrijfsnaam in. Sophie belt je binnen een minuut en neemt op als jouw bedrijf. Doe alsof je een klant bent, dan hoor je wat jouw klanten zouden horen.
Andere vakken: loodgieter, cv-monteur, elektricien. Of lees het algemene stuk over telefoonservice voor een installatiebedrijf.